Balieassistente

Algemene kernmerken

De balieassistente is het eerste aanspreekpunt voor patiënten en daarmee ‘het gezicht van de praktijk’. Hij/zij is belast met administratieve en secretariële ondersteuning van de praktijk. De balieassistente verricht geen werkzaamheden die te maken hebben met de klinische patiënten behandeling.

Doel van de functie


- Neemt de telefoon aan. Handelt eenvoudige gesprekken en mail
zelfstandig af. Overlegt hierover indien nodig met een inhoudelijk deskundige. 
- Staat patiënten en derden aan de balie te woord en verstrekt, conform geldende protocollen de benodigde informatie. 
- Vraagt de patiënt om de benodigde gegevens, zoals NAW, BSN, tandheelkundige,    medische- en verzekeringsgegevens. Slaat de gegevens op in het daartoe bestemde    systeem. Ziet erop toe dat de gegevens in het systeem actueel zijn.
- Controleert de gegevens van de patiënt in de daarvoor bestemde databanken.
- Draagt zorg voor het laten invullen van een medische anamneselijst door de patiënt en het verwerken ervan.
- Plant, in overleg met de patiënt, afspraken in en bewaakt en beheert de agenda. 
- Attendeert zo nodig de behandelaar en de patiënt op gemaakte afspraken en  onderneemt  de afgesproken acties bij niet nagekomen afspraken.
- Verheldert, aan de hand van geldende protocollen, de tandheelkundige vraag of  pijnklacht en beoordeelt deze op spoedeisendheid en behandelingsduur.
- Overlegt bij twijfel met de behandelaar.
- Verwerkt standaard recepten en verwijsbrieven. Print deze en geeft deze, na controle en ondertekening door de behandelaar, mee aan de patiënt.
- Verstrekt zo nodig de rekening aan de patiënt en draagt eventueel zorg voor directe betaling.

Profiel van de functie


- MBO 4 werk- en denkniveau, verkregen door opleiding en/of relevante werkervaring.
- Kennis van de tandheelkunde is een vereiste - Kennis van relevante wet- en regelgeving en de geldende protocollen, instructies en    richtlijnen.
- Kennis van de toegepaste applicaties en automatiseringspakketten.

Uitvoeren van ondersteunende werkzaamheden

- Ondersteunt bij de uitvoering van de dagelijkse organisatie van de praktijk.
- Verzorgt de schriftelijke correspondentie met patiënten en derden.
- Verricht administratieve werkzaamheden, zoals het verwerken van intake- en anamneselijsten, maken van etiketten, verwerken van mutaties in NAW- en/of verzekeringsgegevens.
- Verwerkt in- en uitgaande post 
- Werkt in opdracht patiëntendossiers bij en archiveert deze.
- Verzorgt contacten met leveranciers en externe beheerders.
- Onderneemt actie bij problemen met ICT en andere apparatuur.

Specifieke functiekenmerken


- Representativiteit.
- Dienstverlenende en patiëntgerichte instelling.
- Sociale vaardigheden, zoals tact en empathisch vermogen.
- Mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid.
- Inzicht benodigd voor het beoordelen van de spoedeisendheid en behandelingsduur van tandheelkundige vragen en pijnklachten en het in werking stellen van het juiste proces.
- Plan- en organisatievermogen voor het plannen van de werkzaamheden en het stellen van prioriteiten.
- Accuratesse voor het op correcte wijze verwerken van een diversiteit aan gegevens.
- Flexibiliteit en stressbestendig bij het verrichten van werkzaamheden onder tijdsdruk en bij het schakelen tussen werkzaamheden en adhoc inspelen op wijzigingen in planningen.
- Integriteit bij de omgang met vertrouwelijke (patiënt)informatie.

Reageren:


U kunt uw reactie per e-mail richten aan Angelique Franken: a.franken@sanadens.nl