Balieassistente

Functie

De balieassistente is het eerste aanspreekpunt voor patiënten en daarmee ‘het gezicht van de praktijk’. Hij/zij is belast met administratieve en secretariële ondersteuning van de praktijk. De balieassistente verricht geen werkzaamheden die te maken hebben met de klinische patiënten behandeling.

Doel van de functie

- Neemt de telefoon aan. Handelt eenvoudige gesprekken en mail zelfstandig af. Overlegt hierover indien nodig met een inhoudelijk deskundige;
- Staat patiënten en derden aan de balie te woord en verstrekt, conform geldende protocollen de benodigde informatie;
- Vraagt de patiënt om de benodigde gegevens, zoals NAW, BSN, tandheelkundige, medische- en verzekeringsgegevens. Slaat de gegevens op in het daartoe bestemde systeem. Ziet erop toe dat de gegevens in het systeem actueel zijn;
- Controleert de gegevens van de patiënt in de daarvoor bestemde databanken; 
- Draagt zorg voor het laten invullen van een medische anamneselijst door de patiënt en het verwerken ervan; 
- Plant, in overleg met de patiënt, afspraken in en bewaakt en beheert de agenda; 
- Attendeert zo nodig de behandelaar en de patiënt op gemaakte afspraken en  onderneemt  de afgesproken acties bij niet nagekomen afspraken; 
- Verheldert, aan de hand van geldende protocollen, de tandheelkundige vraag of  pijnklacht en beoordeelt deze op spoedeisendheid en behandelingsduur; 
- Overlegt bij twijfel met de behandelaar;
- Verwerkt standaard recepten en verwijsbrieven. Print deze en geeft deze, na controle en ondertekening door de behandelaar, mee aan de patiënt;
- Verstrekt zo nodig de rekening aan de patiënt en draagt eventueel zorg voor directe betaling;

Profiel 

- MBO 4 werk- en denkniveau, verkregen door opleiding en/of relevante werkervaring; 
- Kennis van de tandheelkunde is een pré. Wij staan ervoor open om jou op te leiden.
- Kennis van relevante wet- en regelgeving en de geldende protocollen, instructies en richtlijnen;
- Kennis van de toegepaste applicaties en automatiseringspakketten;
- Beschikbaar voor minimaal 3,5 dag.

Uitvoeren van ondersteunende werkzaamheden

- Ondersteunt bij de uitvoering van de dagelijkse organisatie van de praktijk;
- Verzorgt de schriftelijke correspondentie met patiënten en derden; 
- Verricht administratieve werkzaamheden, zoals het verwerken van intake- en anamneselijsten, maken van etiketten, verwerken van mutaties in NAW- en/of verzekeringsgegevens; 
- Verwerkt in- en uitgaande post;
- Werkt in opdracht patiëntendossiers bij en archiveert deze;
- Verzorgt contacten met leveranciers en externe beheerders;
- Onderneemt actie bij problemen met ICT en andere apparatuur.

Specifieke functiekenmerken

- Representativiteit;
- Dienstverlenende en patiëntgerichte instelling; 
- Sociale vaardigheden, zoals tact en empathisch vermogen;
- Mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid; 
- Inzicht benodigd voor het beoordelen van de spoedeisendheid en behandelingsduur van tandheelkundige vragen en pijnklachten en het in werking stellen van het juiste proces; 
- Plan- en organisatievermogen voor het plannen van de werkzaamheden en het stellen van prioriteiten;
- Accuratesse voor het op correcte wijze verwerken van een diversiteit aan gegevens;
- Flexibiliteit en stressbestendig bij het verrichten van werkzaamheden onder tijdsdruk en bij het schakelen tussen werkzaamheden en adhoc inspelen op wijzigingen in planningen;
- Integriteit bij de omgang met vertrouwelijke (patiënt)informatie.

Wat bieden wij jou?
Een afwisselende, dynamische functie binnen een gezellig team. Wij vinden groei en ontwikkeling erg belangrijk. Je krijgt bij ons dus veel mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen en eventueel door te groeien. Wij bieden jou eerst een contract aan van 6 maanden met kans op verlenging van 1 jaar. Onze voorkeur gaat uit naar een balieassistent(e) die zich voor een langere periode aan onze praktijk wil verbinden. Salaris en arbeidsvoorwaarden zijn volgens de KNMT.

Reageren:

U kunt uw reactie per e-mail richten aan Eva-Lin Wolven: e.wolven@sanadens.nl